Sekretariat kongresu / konferencji - rejestracja, finanse

Kongresy i konferencje  wymagają dobrze zorganizowanego zaplecza, tj. skutecznej  i efektywnej pracy sekretariatu.

Praca sekretariatu kongresu to długotrwały proces działań logistycznych zapewniających sprawne zarządzanie organizacyjną stroną przedsięwzięcia.

Do zadań sekretariatu kongresu prowadzonego przez nasze biuro należy:

• Kompleksowe opracowanie budżetu w oparciu o założenia organizacyjne imprezy
• Rejestracja uczestników na podstawie Kart Zgłoszeniowych otrzymywanych w systemie on-line oraz manualnym (fax, mail). Dane dotyczące uczestnictwa - deklaracje płatności wpisowego oraz zamawiane świadczenia - wprowadzenie do specjalnego programu komputerowego "Obsługi Kongresów", tworząc bazę zgłoszeń
• Dokonywanie i monitorowanie rezerwacji hotelowych
• Zamawianie świadczeń towarzyszących kongresowi, organizacja świadczeń turystycznych dla uczestników
• Pełna obsługa finansowa przedkonferencyjna i pokonferencyjna, tj. do momentu całkowitego rozliczenia kongresu. Akceptujemy wszystkie formy płatności - przelewy, karty kredytowe realizowane w systemie mail order oraz on-line - z tytułu wpłat wpisowego i innych zamawianych świadczeń. Sporządzamy cyklicznie raporty finansowe wpływów
• Przygotowanie i druk komunikatu informacyjnego kongresu/konferencji
• Prowadzenie i monitorowanie korespondencji z uczestnikami w zakresie zagadnień organizacyjnych, pobytowych i turystycznych
• W czasie trwania kongresu pracę sekretariatu przejmuje "Centralna Recepcja Kongresu" /obsługa komputerowa/ organizowana w miejscu obrad w celu bieżącej rejestracji uczestników. Do zadań "Centralnej Recepcji Kongresu" należy potwierdzanie obecności, realizacja bieżących płatności, wydawanie materiałów konferencyjnych, informacja turystyczna, realizacja i nadzór nad organizacją programu imprez towarzyszących obradom oraz programów turystycznych. Centralna Recepcja jest obsługiwana przez profesjonalnych, doświadczonych pracowników posługujących się językami obcymi
  U NAS NIGDY UCZESTNIK NIE CZEKA PODCZAS REJESTRACJI.
• Przygotowanie materiałów kongresowych
• Rejestracja prezentacji/streszczeń/abstraktów w systemie on-line. System ten umożliwia skład książki abstraktów w ciągu 3 dni od zamknięcia rejestracji
• Wszystkie inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji każdej imprezy

Wiemy, że zespół realizujący kongres musi być przewidujący i odporny na stres, dlatego komplek-sowa organizacja powierzonego "CONGRESS-OROWI" zadania przebiega bez niespodzianek.